De overstap naar een cloud en AI-based TMS met API-koppelingen

Baetsen kiest voor NextUp TMS: van onderbuikgevoel naar datagedreven werken

Een lokale serverruimte, maatwerk koppelingen en het gevoel tegen een digitaal plafond aan te lopen. Dat was de oude situatie bij Baetsen. Het maakte de organisatie afhankelijk van één fysieke plek en beperkte de flexibiliteit. Adjunct-directeur Jasper Wessels vertelt:

“Die handgemaakte koppelingen voelden steeds kwetsbaarder. Zodra één systeem een update kreeg, was het een hele opgave om alles weer passend te maken. We liepen daardoor tegen duidelijke grenzen aan. Ook was inloggen vanaf huis of onderweg onmogelijk en ontbrak het aan datagedreven managementinformatie. Het werd tijd voor software van deze tijd.”

De stap naar een nieuw TMS

De wens was helder: overstappen naar een cloud en AI-based TMS met API-koppelingen die flexibel en toekomstbestendig zijn. Ook moest de nieuwe software managementinformatie bieden, zodat beslissingen niet langer op onderbuikgevoel hoefden te worden genomen.

Baetsen maakte een lijst van maar liefst meer dan 10 aanbieders. Na een kritische selectie bleven er drie serieuze kandidaten over. De keuze viel uiteindelijk op NextUp. Waarom? Jasper: “NextUp bracht innovatie, een goede basis en vooral veel flexibiliteit en potentie naar de toekomst toe. Daarnaast speelde mee dat NextUp niet alleen software levert, maar ook meedenkt en snel kan schakelen. Dat werd later tijdens de implementatie meteen duidelijk.”

Een TMS implementatie onder hoge druk

De livegang was een spannende stap. Jasper besloot begin september om het nieuwe boekjaar te starten met NextUp – terwijl de drukste periode vanaf april al in aantocht was.

“Iedereen verklaarde me voor gek. Maar ik dacht: als we dit niet nu doen, zitten we straks midden in de drukte zonder ervaring met een nieuw systeem waar heel je operatie afhankelijk van is. Dus heb ik bij uitzondering voet bij stuk gehouden.”

Een gewaagde keuze, maar eentje die goed uitpakte. Inmiddels heeft Baetsen maanden ervaring met het systeem, verbeteringen doorgevoerd en plukt het bedrijf de vruchten in de drukke periodes.

Jasper voegt toe: “Dankzij die keuze hadden we bij de start van het drukke seizoen al enkele maanden ervaring met NextUp én waren de eerste optimalisaties doorgevoerd. Het bleek een gouden greep.”

Slim plannen met de timeline-functie

Jasper zegt: “Een van de grootste voordelen van NextUp zit in het plannen. Plannen was bij Baetsen altijd al een sterk punt, maar in NextUp is dat naar een hoger niveau getild. Dankzij onze input en ervaring heeft NextUp bepaalde functies aan het systeem toegevoegd, zoals de timeline-functie en “planvijver”. Daarmee hebben planners nu niet alleen de vertrouwde kracht van het oude systeem, maar ook extra overzicht en flexibiliteit.

Het schuiven met ritten en materiaal in één scherm is een enorme kracht. Onze planners hebben in één oogopslag overzicht en flexibiliteit.”

Van onderbuikgevoel naar datagedreven keuzes

In het verleden baseerde Baetsen beslissingen vooral op ervaring en onderbuikgevoel. Met de BI-tool van NextUp ligt er nu een fundament om echt datagedreven te gaan werken. De eerste stappen zijn gezet. Jasper zegt:

“Voorheen deden we alles op gevoel. We willen nu echt gaan sturen op data. We merken dat we nog ondersteuning nodig hebben, en die krijgen we ook vanuit NextUp. Concreet betekent dat meer inzicht op kosten en inzet van mensen en materiaal. Ook zien we sneller waar het laaghangend fruit ligt om verbeteringen door te voeren. Dat gaat echt een groot verschil maken.”

Snel resultaat en meer flexibiliteit met API-koppelingen in transportsoftware

Een cruciale eis voor Baetsen was dat het nieuwe TMS moest samenwerken met bestaande systemen zoals Trimble en AFAS. Echter, bestond er nog geen koppeling tussen NextUp en Trimble nog niet. Toch werd er snel geschakeld. Binnen 8 weken stond er een werkende integratie. Jasper legt uit:

“Als je zag hoe snel het contact ontstond tussen Trimble en NextUp, en hoe snel de koppeling werkend werd gemaakt, dat maakte indruk. Voorheen was dit een stroperig proces. Nu werd er direct geschakeld met developers en stond er binnen no-time iets dat werkte. Dankzij de basis met API-techniek voelt het veel flexibeler en inwisselbaarder dan vroeger. Als we voor een andere aanbieder of de Mobiele App in de toekomst kiezen, dan kan dat. Bovendien zijn koppelingen met een API-techniek makkelijker te onderhouden en uit te breiden. Dat was voor ons echt een grote plus.”

Die snelheid had direct effect op de dagelijkse operatie. “Waar planners vroeger pas ontdekten dat een chauffeur geen opdracht had ontvangen wanneer die zelf belde, is dat nu realtime zichtbaar in NextUp. Met één druk op de knop zien we of een opdracht echt bij de chauffeur is aangekomen. Dat scheelt vooral een hoop telefoontjes.”

Personeelstekort als grootste uitdaging

Die toekomstbestendigheid is volgens Jasper cruciaal, want naast digitalisering spelen er nog grotere uitdagingen in de sector. Eén daarvan is het tekort aan gekwalificeerd personeel. “Wij willen graag met Nederlandstalig personeel werken, vanwege de veiligheid op bouwplaatsen voor onze kraanverhuur en bij het laden en lossen van exceptioneel transport. Maar de vergrijzing en de krappe arbeidsmarkt maken dat steeds lastiger.”

Die uitdaging speelt niet alleen bij Baetsen. De hele sector kampt met een tekort aan chauffeurs, machinisten en technisch personeel. Volgens TLN (Transport en Logistiek Nederland) blijven de personeelstekorten de komende jaren groot en structureel, vooral door de uitstroom van oudere werknemers en een te lage instroom van jongeren.

Voor Baetsen betekent dit dat het steeds moeilijker wordt om de juiste mensen te vinden en te behouden. In de regio concurreren ze bovendien voor kantoorfuncties en onderhoudsmonteurs met grote werkgevers als ASML, DAF en Philips. “Daar moeten we in salarissen en arbeidsvoorwaarden tegenop boksen. Dat is met de CAO die we als branche hebben een pittige opgave. Maar een moderne werkplek met goede software is minstens zo belangrijk. Als iemand op meerdere plekken kan werken, maar bij ons direct met de nieuwste systemen en tools aan de slag kan, dan geeft dat een voorsprong,” vertelt Jasper.

Het tekort vraagt ook om slimmer werken. Dankzij NextUp kan Baetsen uiteindelijk meer met dezelfde mensen gaan doen, omdat planningen efficiënter verlopen en administratieve taken deels geautomatiseerd gaan worden.

Advies voor andere transportbedrijven

Op de vraag wat hij andere bedrijven in transport en logistiek wil meegeven, is Jasper duidelijk:

“Blijf niet te lang hangen in verouderde software. Durf de sprong te wagen om over te stappen.  Klanten vragen steeds vaker om data en transparantie. Als je die niet kunt bieden, verlies je ze. Met moderne software kun je niet alleen beter plannen, maar ook antwoorden geven op die kritische vragen. NextUp helpt ons om toekomstbestendig te blijven.”

Voor Baetsen was de overstap naar een nieuw TMS spannend, maar onvermijdelijk. Het resultaat? Niet alleen een moderne basis, maar ook meer grip op de operatie en ruimte om te groeien. Waar beslissingen vroeger vooral op ervaring en onderbuikgevoel werden genomen, kan het bedrijf nu meer gaan sturen op feiten en cijfers. Slimmere planning, sterke koppelingen en een partner die meebeweegt zorgen ervoor dat Baetsen de toekomst met vertrouwen tegemoet gaat.

Of zoals Jasper het zelf samenvat:

“De implementatie moest snel gebeuren en dat was soms pittig, maar nu merken we elke dag het verschil. Ik ben collega’s enorm dankbaar voor hun geduld en doorzettingsvermogen tijdens de implementatie, dat is niet eenvoudig geweest. We zijn nu wendbaarder én beter voorbereid alle uitdagingen. Dat geeft een goed gevoel.”

Daarnaast benadrukt Jasper dat Baetsen en NextUp nog niet klaar zijn: “We hebben al mooie stappen gezet, maar we staan nog maar aan het begin van wat er met NextUp mogelijk is. We willen blijven leren, finetunen en verder verbeteren. Het potentieel is groot, en samen met NextUp gaan we dat steeds verder benutten. Daarmee zorgen we dat Baetsen ook in de toekomst voorop blijft lopen in exceptioneel transport en kraanverhuur.”