Van foutgevoelig Excel naar een overzichtelijk TMS

Groei dankzij de overstap van Excel naar NextUp TMS

“Op piekdagen verkopen we nu wat we vroeger in een heel jaar verkochten. Dat was zonder TMS systeem niet gelukt”, aldus Stijn Tindemans. In 2013 was Stijn nog vrachtwagenchauffeur bij een transportbedrijf. Bijna 10 jaar later is hij eigenaar van het succesvolle graszodenbedrijf ‘Tindemans Graszoden’. Stijn: “Op drukke dagen rijden we langs 100 bezorgadressen. In het voorjaar begint de drukte toe te nemen en moeten we snel kunnen opschalen. Het TMS-systeem maakt dit veel gemakkelijker.”

“Voorheen was de planning in Excel maken erg tijdrovend en foutgevoelig. Nu komen orders direct het TMS-systeem en boekhoudsysteem binnen. Dankzij een koppeling met Exact worden facturen automatisch aangemaakt. Dit maakt ons werk zoveel efficiënter.”

Van chauffeur naar succesvol ondernemer

Stijn: “Na enkele jaren gewerkt te hebben als vrachtwagenchauffeur, wilde ik mijn eigen bedrijf in graszoden starten. De eerste bestellingen bezorgde ik in de avonturen met een geleende auto en aanhanger. Mijn eigen auto had geen trekhaak”, zegt Stijn lachend.

“Het was hard werken, maar het kwam langzaamaan van de grond. In 2017 verkocht een man in Zuid-Limburg na veertig jaar zijn graszodenbedrijf. Hij had een groot klantenbestand. In 2016 verkocht hij 7 keer zoveel dan ik. Het was een sprong in het diepe, maar ik besloot mijn baan in loondienst op te zeggen. Ik kocht een oude vrachtwagen, elektrische palletwagen en een mobieltje. Zijn klantenbestand stond op een paar kartonnen borden geschreven. Op 1 april was de overname. Het klinkt als een begin van een grap, maar die dag stond mijn telefoon meteen roodgloeiend. Mijn vriendin Danique begon telefonisch de bestellingen aan te nemen en planningen in Excel te maken.”

Waarom Excel niet voldoende is voor groeiende transportbedrijven

“Bestellingen die binnenkwamen werden handmatig overgetypt in Excel. Dat hebben we drie jaar volgehouden. Maar naarmate we groeiden, werd de planning erg tijdrovend en foutgevoelig. Huisnummer 17 werd 71. Of Molenweg werd Molenstraat. Dat moest echt anders.”

Hoe een TMS-Systeem tijd bespaart en fouten vermindert

“We besloten een transport management systeem te zoeken en kwamen bij NextUp terecht. De demo van Stefan over het planningssysteem sprak ons meteen aan. Wanneer een klant nu via de webshop bestelt, komt de bestelling direct het TMS-systeem en boekhoudsysteem binnen. Dit zorgt voor veel minder werk en fouten. Het systeem is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en innovatief. Facturen worden automatisch aangemaakt dankzij een koppeling met Exact en WooCommerce. Dit alles maakt ons werk zoveel efficiënter.”

Track & Trace en real-time updates verminderen handmatige communicatie

Planner Paul vertelt: “Het systeem biedt ons veel mogelijkheden. Klanten kunnen hun bestelling volgen via track & trace. Zodra de rit wordt ingepland, hoeven we geen herinneringen meer te sturen. Alles is live en up-to-date. Dat heeft ons geholpen in het verminderen van mails en belletjes. Vaak staan klanten al op hun oprit als de chauffeur aankomt rijden. Zo nauwkeurig is de ETA.”

Waarom chauffeurs en planners niet meer zonder een TMS in de cloud willen

Stijn vervolgt: “We wilden geen losse flodders, maar één overzichtelijk systeem. Dan kan je in een oogopslag alles makkelijk volgen en controleren. Zo weten we wie welke bestelling heeft ingevoerd en laat de GPS-functie ons precies zien waar de vrachtwagens rijden. De chauffeurs en grasleggers kunnen via de mobiele app foto’s maken en klanten laten tekenen. In het begin waren de chauffeurs sceptisch over de app. Ze waren gewend aan een fysiek blaadje met adressen. Maar toen ze eenmaal gewend waren aan het transport management systeem, wilden ze niet meer terug.”

Hoe een TMS-Systeem bijdraagt aan marktgroei en efficiënt transport

“We hebben 300 vaste afnemers, zoals bekende tuincentra, Europarcs en hoveniersbedrijven. Daarnaast leveren we aan particulieren in heel Limburg en een flink stuk van Vlaanderen en West-Duitsland. We hebben drie eigen vrachtwagens. En die vrachtwagens rijden de hele dag vaste routes. Maar we leveren ook buiten deze gebieden via extern transport. Klanten kunnen via de webshop bestellen en kiezen of ze de graszoden laten bezorgen of willen ophalen bij de dichtstbijzijnde dealer. Zo hebben wij ons bereik uitgebreid en een sterke positie in de markt geclaimd.

“Op piekdagen rijden we langs 100 bezorgadressen. In het voorjaar begint de drukte toe te nemen en moeten we snel kunnen opschalen. Met het TMS-systeem kunnen we dat heel makkelijk doen.”

Tindemans Graszoden is met NextUp klaar voor de toekomst

Stijn realiseert zich goed van hoe ver hij en zijn team zijn gekomen: “Op drukke dagen verkopen we nu wat we vroeger in een heel jaar verkochten. Ik ben trots op die groei, maar ook op de kwaliteit die we leveren. Dit hebben we bereikt door slimme keuzes en de juiste middelen, zoals de overstap van Excel naar een TMS. En de samenwerking met NextUp bevalt hartstikke goed. We hebben altijd snel en gemakkelijk contact. Dat is bij grote bedrijven wel anders. Daar moet je soms maanden wachten op actie.”

“Onze toekomst ziet er veelbelovend uit. Recent zijn nieuwe afhaallocaties in Duitsland en België geopend. Maar de hoogste prioriteit blijft het leveren van de beste kwaliteit gras.”

Ontdek hoe een TMS jouw bedrijf kan transformeren

Vraag een gratis demo aan en ervaar hoe NextUp jouw processen realistisch nabootst. Ervaar zelf hoe onze oplossing aansluit bij jouw groeiambities en dagelijkse uitdagingen. Start vandaag met slimmer plannen!