Automatiseer je workflow en laat NextUp TMS het werk doen!
Bij NextUp geloven we dat onze software voor jou moet werken in plaats van andersom. Daarom hebben we aanzienlijke stappen gezet in het automatiseren van de workflow binnen ons TMS systeem. Hierdoor verloopt de operatie als een geoliede machine en heeft de planning meer ruimte om in te spelen op eventuele afwijkingen.
Bereid je voor op de toekomst
- Voorwaardenmodule: Automatiseer jouw workflow met een set-and-forget aanpak.
- Ritjablonen: Plaats alle gewenste orders automatisch op de juiste rit.
- Checklists: Zorg ervoor dat chauffeurs geen belangrijke stappen overslaan, zoals het maken van foto’s voor POD’s of het verkrijgen van handtekeningen.
- Automatische tickets: Blijf altijd op de hoogte van zaken die aandacht nodig hebben.
Voorwaarden tool
Een van de krachtige tools die wij aanbieden is het configureren van voorwaarden. Hiermee kun je een reeks variabelen definiëren, variërend van zones en gewichtsklassen tot specifieke klanten en bepaalde verpakkingstypen.
Bijna alle variabelen in ons TMS kunnen worden omgezet in voorwaarden. Wanneer een gegeven zoals een stop, order, label of factuur aan deze voorwaarden voldoet, kan er eenvoudig een bijbehorende geautomatiseerde workflow worden ingericht.
Ritsjablonen
Wanneer een order voldoet aan de gestelde voorwaarden, kunnen we deze automatisch inplannen op een van de vooraf gedefinieerde ritsjablonen. Met schema’s kun je ritsjablonen op gezette tijden inplannen. Dit bespaart planners kostbare tijd, zodat zij zich kunnen richten op andere belangrijke taken. We kunnen ook een standaard chauffeur of voertuig toekennen. Of een schema waarbij orders volgens tijdvakken in een juiste rit terecht komen.
Ritsjablonen dragen eraan bij dat medicijnen elke ochtend weer bij de apotheken en ziekenhuizen worden geleverd. Of dat auto-onderdelen op het juiste moment bij de garage zijn voor onderhoud van auto’s.
Labels
We kennen in NextUp TMS diverse labels om het leven van de planner en de chauffeurs makkelijker te maken. Denk bijvoorbeeld aan een planlabel leveren voor 09:00u waardoor een order extra opvalt, of een stoplabel levering over de drempel waardoor een chauffeur weet dat de goederen naar binnen gebracht moeten worden. Dit stoplabel maakt het bovendien mogelijk om automatisch extra stoptijd toe te kennen, zodat in de planning hier rekening mee kan worden gehouden.
Order status mails
Bij NextUp begrijpen we dat sommige klanten graag op de hoogte willen blijven van elke stap in het proces. Daarom bieden we verschillende mogelijkheden aan om deze transparantie te waarborgen. Klanten kunnen eenvoudig informatie verkrijgen via ons gebruiksvriendelijke klantportaal of onze API. Daarnaast bieden we de optie voor geautomatiseerde e-mails. Met deze functie kun je, wanneer een order aan specifieke voorwaarden voldoet, automatisch e-mails versturen bij belangrijke momenten in het proces. Dit zorgt ervoor dat je klanten altijd goed geïnformeerd zijn, zonder dat je daar handmatig tijd aan hoeft te besteden. Zo houd je de communicatie efficiënt en soepel, wat bijdraagt aan een verbeterde klantbeleving.
Checklists en vragenpaden
Als planner wil je zeker weten dat alle leveringen naar behoren verlopen. Hiervoor hebben wij de checklist bedacht. Aan de hand van een voorwaarde kan een checklist automatisch worden toegekend aan een stop. Wanneer een chauffeur een stop, of een route start of afrondt, wordt hij stap voor stap begeleid door de checklistflow. Hierdoor worden belangrijke acties niet overgeslagen en verloopt alles volgens plan. Checklists kunnen eenvoudig door onze klanten aan elkaar gekoppeld worden en heel algemeen of juist heel specifiek getriggerd worden. Zo weet je zeker dat er altijd wordt gehandeld conform de wensen van je klanten. Of het nu gaat om vragenpaden of de verplichting om een foto te maken.
Is alles correct geleverd?
→ Nee? We maken een ticket aan waarmee de planning op de hoogte gebracht wordt.
→ Ja? Goed bezig!
Is er schade aan de goederen?
→ Ja? Dan kun je daar nu een foto van maken.
→ Nee? Top!
Tickets
Wanneer er iets in het proces afwijkt van de norm, wil je hier natuurlijk meteen van op de hoogte zijn, zodat je snel kunt reageren. Hiervoor hebben wij de ticketmodule ontwikkeld. Tickets kunnen handmatig of automatisch worden aangemaakt bij specifieke gebeurtenissen of binnen checklistflows. Denk bijvoorbeeld aan een chauffeur die via de app meldt dat een klant niet thuis is of dat een zending beschadigd is.
Ook kan er een ticket worden aangemaakt wanneer een order qua volume of gewicht bepaalde limieten overschrijdt, waardoor deze niet in het reguliere proces vervoerd kan worden. Met deze tickets is iedereen direct op de hoogte van wat er speelt, en is alle relevante informatie en eventuele verslaglegging centraal beschikbaar. Tickets kunnen conform ISO standaarden worden afgehandeld en zijn uitermate geschikt om te sturen op interne processen en te rapporteren richting de klant.
Herhalende orders en facturen
Met onze herhalingsmodule stel je eenvoudig automatisch terugkerende orders en facturen in. Zo kun je bijvoorbeeld iedere eerste maandag van de maand automatisch een factuur voor een stand-by vergoeding laten aanmaken, of op vaste dagen zoals woensdag en vrijdag om 8:30 uur een terugkerende order laten genereren. Alles is mogelijk. In combinatie met onze ritsjablonen worden deze orders automatisch aan de juiste ritten toegewezen. Dat maakt het nog makkelijker!
Tarieven
Ook de tarieven van de transportorders kunnen wij automatiseren met voorwaarden.
Lees hier meer over tarieven en facturatie.
Veelgestelde vragen
Vind antwoord op al je vragen over Workflow management
Van orderaanmaak tot ritplanning, van tarifering tot facturatie en alles er tussenin.
Jazeker. Met onze ticketslablonen kan je zelf een format aanmaken en bepalen wanneer deze getriggerd wordt. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een order die aan bepaalde voorwaarden voldoet, of wanneer een chauffeur een bepaalde flow in de checklist volgt.
Ja. Checklists stel je eenvoudig zelf samen en worden automatisch toegewezen aan orders door voorwaarden te gebruiken.
