Planners en thuiswerken: wat moeten we nu veranderen?

We kunnen er niet omheen: thuiswerken. Eigenlijk alle activiteit die op kantoor plaats vindt, is verplaatst naar de meest persoonlijke omgeving van de werknemer: thuis. Als logistiek dienstverlener betekent het vaak ook dat planners veelal thuis aan het werk zijn. En dan is het fijn als je met een TMS werkt waarop alles gebeurt, dan worden er ook minder fouten gemaakt.

De geluiden die wij hoorden waren verschillend: bij de een ging het opstarten makkelijk, bij de andere moeilijker. Makkelijk in de zin dat thuiswerken al goed ingeregeld is in de ICT-infrastructuur, moeilijk in de zin dat dat niet zo is en dat men alleen op kantoor kan inloggen in de werkomgeving. Met als resultaat dat het moeilijker wordt om je diensten goed te blijven uitvoeren en dat je (tijdelijk) stil komt te staan als logistiek dienstverlener.

Daarom wat zaken die je nu goed moet inregelen, want het thuiswerken blijft (helaas) nog wel even de norm.

Een check van je ICT-infrastructuur

Allereerst is het belangrijk dat je ICT-infrastructuur goed aan is gepast op thuiswerken. Denk hierbij aan toegankelijkheid, overzicht en veiligheid. Hoe kunnen mensen inloggen in digitale werkomgevingen zoals het transport management systeem? En gebeurt dat via een veilige verbinding zoals een VPN? Is de software overal toegankelijk en is dan de verbinding van je medewerkers veilig? Veel bedrijven hebben de afgelopen weken eenvoudig de beslissing gemaakt: ga maar thuiswerken. Dat kan, maar dat is niet voor ieder bedrijf zo 1, 2, 3 mogelijk. Kijk goed met de ICT-afdeling hoe je dit op een veilige en toegankelijke manier in kunt richten, zodat je medewerkers niets te kort komen. Vaak is het antwoord daarop werken in cloud. Ben je nog niet overgestapt, dan is nu een goed moment. Maar schakel daar wel de hulp in van experts, die dat veilig kunnen realiseren. Een datalek zit in een klein hoekje!

Veilige bedrijfskritische software

Wat we vooral zien in de transport management software markt, is dat veel TMS’en verouderd zijn. Niet alleen qua look & feel, maar ook qua techniek. En als techniek verouderd is, dan wordt het ook gevoeliger voor cybercriminelen en disfunctionering. Dat wil je te allen tijde voorkomen. Dus kijk eens goed naar je TMS en vraag jezelf hardop af of dit nog wel voldoet, vooral in deze tijd en of het aansluit op jouw ICT-infrastructuur.

Thuiswerken fijn maken

Het is niet voor iedereen vanzelfsprekend dat ze goed kunnen thuiswerken. Technisch gezien: internetverbindingen en hardware, maar ook op het vlak van ergonomie: een goed bureau, een goede bureaustoel, noem het maar op. De maatregelen die je nam op kantoor, moet je nu nemen bij de medewerkers thuis en hen op die manier helpen een goede werkomgeving te creëren.

Samenwerking en communicatie

Zoom calls, Google Hangouts, Skype – noem het maar op. Software om samen te kunnen werken met collega’s. Er zijn genoeg mogelijkheden om online te kunnen samenwerken, maar wat misschien nog veel belangrijker is: afspraken maken. Spreek bijvoorbeeld een moment af om half 9 ’s ochtends om virtueel de dag te beginnen en aan het einde van de werkdag om de dag af te sluiten. Op die manier neem je poolshoogte over het reilen en zeilen van bepaalde projecten en weten collega’s bij wie ze moeten zijn met vragen. Ook breng je weer structuur aan in de werkdag.

Hoe doe jij het?

We zijn benieuwd hoe jij als logistiek dienstverlener thuis aan het werk bent en waar je nog meer tegenaan loopt. Laat het ons weten via contact@nextupsoftware.com, dan gaan wij kijken hoe we de geluiden uit de markt nog verder in ons TMS kunnen verwerken en zo de transportwereld weer een stukje efficiënter te maken!