Kennis
Heeft uw onderneming een eigen wagenpark, en heeft u chauffeurs in dienst? Wordt er iedere maand door zowel chauffeurs alsook op kantoor de nodige tijd besteed aan de urenregistratie? Dan is heeft NextUp mogelijk de juiste oplossing voorhanden!
In dit artikel geven we u een indruk van de mogelijkheden om uren (automatisch) te registeren, te controleren, te corrigeren, goed te keuren en te exporteren. Daarnaast heeft NextUp optioneel de mogelijkheid om pauzestaffels automatisch toe te passen, meerdaagse ritten te registeren en automatisch overuren en onkosten te exporteren.
Papierloos registreren van uren
Met de urenregistratie app van NextUp worden uren van chauffeurs nauwkeurig geregistreerd. NextUp heeft een mobiele app voor zowel iOS als Android beschikbaar. Bij aanvang van zijn of haar dienst kan de chauffeur drukken op ‘Start Dienst’.
De standaard activiteiten laden, lossen en rijden worden automatische geregistreerd wanneer de chauffeur deze activiteiten uitvoert. Daarvoor hoeft de chauffeur geen additionele handelingen uit te voeren. Daarnaast kunt u zelf instellen welke overige activiteiten geregistreerd dienen te worden door chauffeurs. Dat kan bijvoorbeeld zijn ‘wachten’ of ‘depot’ of ‘orderpicken’. Ook verlof en ziekte kunnen worden geregistreerd. Meestal wordt ervoor gekozen om dit te laten registreren door de backoffice.
Bij terugkomst van zijn of haar dienst kan de chauffeur drukken op ‘Einde Dienst’. Alle activiteiten tussen de start van de dienst en het einde van de dienst worden binnen één dienst geregistreerd. In de praktijk kan een dienst dus over meerdere dagen vallen.
Controleren en corrigeren van uren
Alle diensten en geregistreerde uren worden in NextUp TMS real-time beschikbaar gesteld. Binnen het overzicht bestaat de mogelijkheid om op periode te zoeken en op naam.
Na afronding van diensten heeft de backoffice de mogelijkheid om uren goed te keuren. Uren kunnen ook gecorrigeerd worden. Correcties van bijvoorbeeld uren, maar ook het splitsen of samenvoegen van diensten of registraties.
Indien gewenst kan voor iedere registratie opgeslagen worden welk voertuig gebruikt is, en voor welke (klant)order de activiteit geldt. Ook is het mogelijk om in één oogopslag te zien of er overlap in de geregistreerde uren zit. In principe zijn de registraties binnen één dienst aaneengesloten. Echter, wanneer er correcties gedaan worden kan er per ongeluk een overlap ontstaan. Dit wordt binnen NextUp TMS in rood aangegeven.
Voor iedere registratie een locatie
Voor iedere activiteit die door chauffeurs zijn geregistreerd slaat NextUp TMS de locatie op. Dit kan handig zijn bij het controleren van de uren, maar bijvoorbeeld ook wanneer klanten hierom vragen.
Automatisch toepassen van pauzestaffel
Voor het registreren van pauze kunt u ervoor kiezen dit door de chauffeur zelf te laten registeren. Echter, veel klanten kiezen er ook voor om volgens een zelf in te stellen pauzestaffel voor iedere dienst een pauze toe te laten passen. Het is dan aan de chauffeur of de pauze ook echt genomen wordt.
Importeren en exporteren van uren
Vanuit het overzicht kan voor iedere periode voor iedere chauffeur een overzicht van de uren worden geëxporteerd naar Excel. Ook is het mogelijk deze export voor alle chauffeurs ineens te doen.
Binnen het geëxporteerde overzicht zijn alle start- en eindtijden van iedere registratie beschikbaar. Voor iedere dienst wordt het subtotaal automatisch opgeteld.
Op basis van de CAO richtlijnen voor het beroepsgoederenvervoer in Nederland wordt voor iedere periode binnen NextUp TMS automatisch uitgerekend welke uren 100%, 130%, 150% of 200% worden uitbetaald. Daarnaast wordt er een totaal van de overuren uitgerekend, en per dienst de onkostenvergoeding.
