Kennis
Kennis
Hoeveel tijd kost een TMS implementatie?
Kennis
Regelmatig wordt NextUp Software door koeriers, groothandels, expediteurs en transporteurs de vraag gesteld hoe lang een transport management software (TMS) implementatie duurt. Er zijn 4 factoren die invloed hebben op een TMS implementatie. NextUp Software geeft in dit artikel antwoord op deze veelgestelde vraag.
Bij een TMS implementatie wil je geen tijd verliezen. Het is daarom raadzaam om vóór aanvang gezamenlijk zorgvuldig na te denken over de doelen en toegevoegde waarde van de transport management software. Het succes van een TMS software-implementatie valt of staat bij het gebruik van een TMS software na de implementatie. Op het eerste ogenblik kan er wat koudwatervrees zijn bij het in gebruik nemen van nieuwe software. Vragen die hierbij helpen zijn:
Hoe beter deze vragen beantwoord kunnen worden, hoe minder vertraging de TMS implementatie op zal lopen. Daarnaast is het belangrijk om collega’s die er gebruik van gaan maken hierbij te betrekken zodat er draagvlak ontstaat. Voor het creëren van draagvlak kan gedacht worden aan:
Wanneer medewerkers echter overvallen worden met de keuze voor nieuwe transport management software, zonder dat ze betrokken zijn bij het proces, is de kans op vertraging groter.
Je herkent vast wel dat er voorafgaand aan een project geen dik project document van de huidige situatie en de gewenste situatie is. NextUp is hier ook geen voorstander van omdat het erg veel tijd en geld kost. Daarnaast weten wij uit ervaring dat het vaak deels of helemaal niet door anderen gelezen wordt.
Om een TMS implementatie efficiënt en effectief te kunnen doen is het echter wel raadzaam om bij de projectleden vooraf te inventariseren wat men van de transport management software verwacht. Vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn:
Wanneer vooraf deze vragen beantwoordt worden, zal dit ten goede komen aan de doorlooptijd van de implementatie van de transport management software.
Ten behoeve van de doorlooptijd van de TMS implementatie is het belangrijk om te inventariseren welke modules, functionaliteiten en koppelingen vanaf de start geïmplementeerd moeten zijn. Een veelgebruikte methode is om onderscheid te maken tussen Must have, Should have en Nice to have. Dit geeft de organisatie de kans om gefaseerd gebruik te gaan maken van de TMS software omdat het de initiële implementatie aanzienlijk verkort.
Nu de doelen van de implementatie en de gewenste functionaliteiten bepaald zijn, kan het team samengesteld worden. Voor organisaties met 1 of 2 planners tot 20 voertuigen of charters geldt dat er vaak 1 of 2 personen actief betrokken worden bij de implementatie. Naarmate het aantal planners, voertuigen, ritten toeneemt in een organisatie, hoe groter de complexiteit. Het aantal personen dat actief betrokken is bij de implementatie zal dan toenemen. Ook de doorlooptijd neemt in deze gevallen vaak toe.
Er zal voor ieder onderdeel van de software een inschatting gemaakt worden hoeveel tijd dit in beslag neemt. Denk hierbij aan het inventariseren van processen, het opschonen en invoeren van data, het leren werken met de software, testen en trainen van andere collega’s. Hiervoor worden dan één of meerdere personen verantwoordelijk gesteld. Cruciaal hierbij is dat echt tijd wordt vrijgemaakt om de juiste voortgang te houden.
Zorg dat op managementniveau de implementatie de juiste prioriteit krijgt. Wanneer meerdere grote projecten lopen, moet hier rekening mee gehouden worden. Kijk altijd actief met collega’s naar de planning, en zorg dat iedereen voldoende tijd vrij kan maken om zijn of haar taken te doen. Zowel bij kleinere als grotere organisaties start een TMS implementatie met een kickoff waarin alle betrokken personen van de implementatie aan elkaar worden voorgesteld. Hierbij worden taakverdelingen en verwachtingen helder naar elkaar uitgesproken.
Het laatste onderdeel van de Transport Management Software implementatie is de beschikbaarheid en kwaliteit van de data. Dit belangrijke onderdeel heeft veel invloed op de doorlooptijd van de TMS implementatie. Denk hierbij aan klantdata of tarieven. Probeer voorafgaand aan een implementatie om vast te stellen of deze data compleet is, of dat het eerst opgeschoond moet worden. Wanneer dit handmatig moet worden gedaan, en het om grote hoeveelheden data gaat, dan kan dit veel extra tijd in beslag nemen. Wanneer de data eenmaal op orde is, is het zinvol om deze data automatisch te importeren.
NextUp heeft al 10 jaar ervaring in het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van transport management software voor retail-, handel-, productie- en logistieke industrieën. Wij zijn expert in het doorgronden van (unieke) bedrijfsprocessen en het ontwikkelen van softwaresystemen voor bedrijfsvoering.
Vragen of nieuwsgierig geworden naar onze TMS implementaties? Plan een online afspraak in of neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
