Succesverhaal
Kennis
In 5 stappen naar een nieuw TMS!
Kennis
Transport Management Software maakt je transportorganisatie waardevoller voor klanten. Of je nu een groothandel, logistiek dienstverlener, expediteur, verhuizer, webshop of (fiets)koeriersbedrijf bent. Althans: een goed TMS maakt je organisatie waardevoller. Wij zijn bezig met onze nobele missie om de transportwereld efficiënter te maken en schrijven daarom deze blog: waar je op moet letten als je met een nieuw TMS aan de slag gaat.
Dit heeft nog niet zo zeer met aanbieders van TMS’en te maken, maar meer met de automatiseringsbehoefte als transportorganisatie. Bedrijfsprocessen automatiseren is een kunst en daarvoor moet je als transporteur helder hebben wát je precies wil automatiseren en waarom.
Een onderzoek naar de behoefte bij medewerkers die dagelijks zorgen dat het transportproces loopt hoe het moet lopen is daarin essentieel. Leg in dat onderzoek de focus op wat zíj graag zien verbeteren. Identificeer je dit, dan heb je waardevolle input voor een wensen- en eisenlijst naar je potentiële leverancier.
Denk daarbij ook vanuit jouw ‘common sense’ als expert. Uiteindelijk gaat het om het transportproces en wil je logische oplossingen voor logische uitdagingen. Als een TMS-leverancier daar niet in mee kan ontwikkelen, dan kun je jezelf afvragen of je er een toekomst met die leverancier in het vooruitzicht ligt.
Features zijn onlosmakelijk verbonden aan een goede Transport Managemenet Software. De features die een TMS biedt moeten altijd in het teken staan van het optimaliseren van transport- en werkprocessen. En moeten voldoen aan de ontwikkelingen die zichtbaar zijn in de transportwereld.
De wensen en eisen die je opgesteld hebt, kun je vertalen naar bepaalde features en/of koppelingen met je andere bestaande bedrijfssoftware. Zo krijg je een TMS die aanvoelt alsof deze alleen voor jouw organisatie is ontwikkeld.
Een valkuil bij het aankopen van bedrijfskritische software is dat er te veel focus ligt op functionaliteit. Dat is ook heel belangrijk, maar er zijn nog meer belangrijke zaken. Deze zetten we voor je op een rijtje:
Ieder TMS heeft standaardcomponenten en sommige TMS’en zijn zelfs volledig gestandaardiseerd. Dat laatste is op zich niet erg, als je maar betrokken mag zijn en jouw input mag leveren over de ontwikkeling van de software. Ieder transportproces heeft deels dezelfde kenmerken en je moet er zeker van zijn dat jouw gekozen TMS-pakket daaraan kan voldoen.
Het vorige punt geeft direct aanleiding tot de vraag: ga ik voor een TMS die gedeeltelijk op maat is voor mijn organisatie, of een volledig gestandaardiseerd ‘off-the-shelf’ product? Met een gestandaardiseerd TMS ben je weliswaar relatief snel klaar met de implementatie, maar besef dat jouw bedrijf en het transportproces niet naadloos aansluiten op een gestandaardiseerd product.
Eerlijk is eerlijk, wij zijn geen voorstander van volledig standaard software, waar geen klantspecifieke aanpassingen mogelijk zijn. Als je investeert in een goed TMS moeten jouw proces, organisatie en klanten centraal staan.
Transport Management Software moet jouw organisatie namelijk als een jas passen en niet andersom. Past de jas niet goed genoeg, dan moeten we de jas bijstellen zodat je de perfecte fit hebt. Alleen door een perfect passend TMS kun je continu waarde bieden voor je klant, en dat lukt nou eenmaal niet met een volledig gestandaardiseerd product.
Een keuze voor een TMS maak je niet voor een jaar, die keuze maak je voor de lange termijn. Toen wij in 2015 begonnen met NextUp, kwamen we al snel tot de conclusie dat het TMS-aanbod niet heel modern was. In termen van features en mogelijkheden, maar ook zeker gebruiksvriendelijkheid. Dat is zonde, want als je TMS tekort schiet op het gebied van intuïtief gebruik, moderniteit en innovativiteit, wordt het werken ermee lastig en kost het meer tijd om mensen er in te trainen.
Wat we hiermee bedoelen is dat je een leverancier moet zoeken die kan innoveren op álle vlakken die belangrijk zijn: de software zelf, maar ook gebruiksvriendelijkheid en design. Uiteindelijk levert een intuïtief platform veel tijdsbesparing op.
Een transport management systeem is essentieel voor de continuïteit van je transportbedrijf. SLA’s waarborgen natuurlijk een stuk continuïteit, maar daarnaast is het – naar onze mening - de verantwoordelijkheid en de plicht van een TMS-leverancier om pro-actief met je mee te denken. Uiteraard op het gebied van transportoptimalisatie, maar ook het identificeren van kansen voor jouw businessdoelen en daarin eerlijk te adviseren, zijn kenmerken van goede TMS-leveranciers.
Als de oriëntatiefase is afgesloten, raden we aan een lijst te maken met leveranciers die interessant zijn voor jouw organisatie. Het is misschien gek dat we het zeggen als TMS-leverancier, maar wed niet op één paard.
Jouw wensen- en eisenlijst uit de eerste stap zijn de basis voor het contact dat je hebt met je potentiële TMS-leverancier. Stuur de lijst op en vraag of ze je een demonstratie kunnen geven van hun product aan de hand van jouw wensen en eisen.
Het is ook belangrijk om de juiste vragen te stellen. Hoe werkt het TMS voor een chauffeur? Hoe werkt het TMS voor de planner? Zorg dat je alle aspecten voor alle medewerkers die het TMS gaan gebruiken naar boven haalt. Zodat je kunt inschatten of het wel of niet geschikt is voor jouw organisatie.
Hoeveel kost het TMS, is het een eenmalige licentieprijs met abonnementskosten of betaal je per gebruiker? Hoe zit het met support? Hoe zit het met de doorontwikkeling aan de software en hoe vaak wordt er een update gedaan? Wat is de doorlooptijd voor de implementatie van het TMS? En last but not least: hoe zit het met de veiligheid van het TMS?
Als transportbedrijf is het belangrijk dat je jezelf zo goed mogelijk indekt in termen als veiligheid, uptime en meer. Maak duidelijke afspraken hierover en leg ze samen met je leverancier vast. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.
De meeste Transport Management Software-leveranciers zijn prima op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in de markt. Blijf echter onverminderd kritisch in de zoektocht naar een TMS. Staan er zaken in het voorstel die voor jou niet helemaal duidelijk zijn, laat de leverancier het dan duidelijker formuleren. Dek alles af en zorg dat je duidelijk hebt wat alles in een offerte voor een TMS concreet betekent.
Dat gedaan hebbende kun je pas echt beoordelen met welke TMS-leverancier je wil gaan werken. Dat is deels gebaseerd op de inhoud van de offerte en deels op het gevoel dat je bij je toekomstige leverancier hebt. De wensen- en eisenlijst moet overeenkomen met de offerte. Is het onduidelijk, stel vragen!
Transport Management Software maakt of breekt je transportorganisatie of koeriersbedrijf. Daarom is het belangrijk dat je een leverancier en product vindt die bij jou en jouw organisatie past. Toekomstbestendigheid is hierin de sleutel, want je maakt de keuze niet voor de korte termijn. Een partnerschap die jou helpt innoveren en groeien als organisatie. Daar moet je voor gaan en daar moet je kritisch op zijn.
Natuurlijk een beetje ‘wij van WC-eend’, maar als je hulp nodig hebt bij het vinden van het juiste TMS doen wij er alles aan om je te helpen. NextUp is er voor een efficiëntere transportwereld en dat betekent ook voor jouw transport- of koeriersbedrijf. Benieuwd hoe we dat doen? We laten onze klanten vaak voor ons spreken. Lees bijvoorbeeld hoe we Omega Logistics helpen met het realiseren van haar groeiambities.
